Gestión del tiempo: las actividades de la planificación del tiempo

"De nada te sirve la planificación si no viene acompañada de la acción, de nada sirve la acción si no viene acompañada de la planificación", Juan Carlos Santos Cougil

Planificación.

- Acción y efecto de planificar.

- Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado.

Planificar:

- Hacer plan o proyecto de una acción

Hay muchas herramientas de planificación, todos prometen que te ayudarán a organizarte mejor y efectivamente lo hacen, el problema no son las herramientas de planificación, el problema simplemente somos nosotros.

- Check list o lista de tareas
- Calendario de citas
- Agendas diarias y semanales
- Programas informatizados, aparatos, programas, métodos, planificación interconectada con los jefes, colegas y colaboradores de trabajo

Es evidente que si uno utiliza estos sistemas y métodos mejoraras pero si están interconectados el ritmo lo marcará el más lento (Se cumple la teoría de las restricciones)

Hay que tener en cuenta que planificarse es algo personal, si la herramienta de su empresa no se adecuan a su estilo personal y su estilo de aprendizaje, busque otras más apropiadas.

Cuando revises  tus actividades:

Planificación: (Mensual, Semanal, Diaria)
Priorización: (Imprescindible, Importante, Urgente)
Clasificación de proyectos: (Personales, familiares, profesionales, sociales)
Organización / Ordenación: (Visualiza el proyecto que estas desarrollando, ten en cuenta la fecha de entrega. Organiza y ordena
Decisión: Hacer, Posponer, Delegar
Definición: de la acción o la tarea a realizar
Estimación: designar el tiempo estimado de realización de la tarea o acción
Asignación: designar la responsabilidad de la tarea o acción
Anotación: Anotaciones de cualquier situación a registrar
Innovación o creación: Registrar cualquier idea o forma de mejora continua
Relación: El desarrollo de nuestra red de contactos es una actividad clave, Registra cualquier nuevo contacto y clasificarlo según nuestro interés

Cuando planifiques tu tiempo ten en cuenta en el día, cuales son tus períodos de elevada energía y períodos de baja energía, programa el trabajo y las actividades imprescindibles que requieren mayor concentración o creatividad en tu período del día de mayor energía y las actividades rutinarias (Correo electrónico... en los períodos de baja energía.

Estas son algunas acciones para mejorar tu planificación:

- Planifica solo una parte del día, deja tiempo disponible para las crisis, oportunidades, imprevistos. En caso de que no aparezcan inconvenientes o imprevistos deja en la recámara asignadas las tareas imprescindibles
- Planifica en primer lugar el trabajo de alta prioridad
- Evita las reuniones consecutivas
- Fija las tareas rutinarias en tus momentos de menor energía cuando sea posible
- Intenta planificar hacia atrás, determina cuanto tiempo dispones en el día y luego programa hacia atrás poniendo primero lo imprescindible
- Intenta registrar el tiempo que te ocuparon las acciones o las tareas, una de las causas de problemas en la planificación es la mala estimación del tiempo necesario para terminar un trabajo
- Toma nota de lo que te ha impedido realizar tu planificación, para identificar los vampiros del tiempo

y recuerda que como cualquier cosa, planificar es algo que hay que mejorar día a día...